Experiência Exitosa do CONVIVA no Piauí é Exemplo de Gestão

A cidade de Murici dos Portelas, distante 261Km da capital do Estado, com uma população de aproximadamente nove mil habitantes, com apenas 21 anos de emancipação politica, situada no norte do Piauí, surge como exemplo de "Gestão de Pessoas e Gestão Memorial" na Plataforma Conviva.

“A Secretaria Municipal de Educação (SEMEC) de Murici dos Portelas sentia a necessidade de ter um sistema digitalizado para realizar a gestão de pessoas. A cada ano e principalmente com a mudança de gestão, era necessário pedir os documentos de funcionários e criar um banco de informações relevantes. No entanto, sempre havia extravio da documentação. Em 2014, por exemplo, precisamos abastecer relatórios para o Plano Municipal de Educação (PME).

 Colhemos os dados em cada escola e depois os descartamos, por não haver um setor responsável e nem espaço próprio para isso. Alguns meses depois, a secretaria precisou repassar os mesmos itens para o Conselho Estadual de Educação e nova busca e registro foram feitos, gerando retrabalho. 

No início de 2016, quando conhecemos o Conviva, encontramos funcionalidades que apontavam soluções para diversos problemas, como na Ferramenta de Cadastro de Profissionais. Agora poderíamos ter uma base de dados acessível e administrada pela própria SEMEC! A secretaria determinou um funcionário como responsável pelo processo de coordenar os envolvidos para coleta e registros dos dados no Conviva.

Para cadastrar os funcionários, criamos uma ficha com os itens requeridos na plataforma e enviamos para as escolas preencherem. Conforme as coordenadoras pedagógicas devolveram os papéis e sempre que necessário, novos dados são incluídos no ambiente digital. Como temos uma equipe pequena e restrições de infraestrutura, se não fosse a plataforma seria impossível ter as informações atualizadas de modo seguro, centralizado e acessível, de modo fácil e rápido! Agora conseguimos saber em qual escola cada professor leciona, quais seus dados pessoais e telefone, formação inicial e especializações, além de informações mais específicas como a lista das escolas localizadas na zona rural. Notamos as melhorias desenvolvidas na ferramenta ao longo dos meses, com a inclusão dos filtros que facilitaram a busca.A Ferramenta de Memorial de Gestão também nos permitiu traçar a trajetória da secretaria partindo do fim da antiga gestão até o momento atual, qualificando e verificando resultados de ações e projetos. Para isso, nos organizamos: imprimimos as questões e distribuímos a cada área responsável para preenchimento – hoje, 90% do documento está finalizado.

Acreditamos que outros resultados serão obtidos ao longo do tempo, até porque precisamos fazer com que a tecnologia seja mais familiar para a equipe e a plataforma passe a ser utilizada constantemente. De qualquer forma, o Conviva já é um banco de dados valioso para ser consultado, um local que armazena o patrimônio da Secretaria!”

A cidade de Murici dos Portelas, distante 261Km da capital do Estado, com uma população de aproximadamente nove mil habitantes, com apenas 21 anos de emancipação politica, situada no norte do Piauí, surge como exemplo de "Gestão de Pessoas e Gestão Memorial" na Plataforma Conviva. “A Secretaria Municipal de Educação (SEMEC) de Murici dos Portelas sentia a necessidade de ter um sistema digitalizado para realizar a gestão de pessoas. A cada ano e principalmente com a mudança de gestão, era necessário pedir os documentos de funcionários e criar um banco de informações relevantes. No entanto, sempre havia extravio da documentação. Em 2014, por exemplo, precisamos abastecer relatórios para o Plano Municipal de Educação (PME).  Colhemos os dados em cada escola e depois os descartamos, por não haver um setor responsável e nem espaço próprio para isso. Alguns meses depois, a secretaria precisou repassar os mesmos itens para o Conselho Estadual de Educação e nova busca e registro foram feitos, gerando retrabalho.  No início de 2016, quando conhecemos o Conviva, encontramos funcionalidades que apontavam soluções para diversos problemas, como na Ferramenta de Cadastro de Profissionais. Agora poderíamos ter uma base de dados acessível e administrada pela própria SEMEC! A secretaria determinou um funcionário como responsável pelo processo de coordenar os envolvidos para coleta e registros dos dados no Conviva. Para cadastrar os funcionários, criamos uma ficha com os itens requeridos na plataforma e enviamos para as escolas preencherem. Conforme as coordenadoras pedagógicas devolveram os papéis e sempre que necessário, novos dados são incluídos no ambiente digital. Como temos uma equipe pequena e restrições de infraestrutura, se não fosse a plataforma seria impossível ter as informações atualizadas de modo seguro, centralizado e acessível, de modo fácil e rápido! Agora conseguimos saber em qual escola cada professor leciona, quais seus dados pessoais e telefone, formação inicial e especializações, além de informações mais específicas como a lista das escolas localizadas na zona rural. Notamos as melhorias desenvolvidas na ferramenta ao longo dos meses, com a inclusão dos filtros que facilitaram a busca.A Ferramenta de Memorial de Gestão também nos permitiu traçar a trajetória da secretaria partindo do fim da antiga gestão até o momento atual, qualificando e verificando resultados de ações e projetos. Para isso, nos organizamos: imprimimos as questões e distribuímos a cada área responsável para preenchimento – hoje, 90% do documento está finalizado. Acreditamos que outros resultados serão obtidos ao longo do tempo, até porque precisamos fazer com que a tecnologia seja mais familiar para a equipe e a plataforma passe a ser utilizada constantemente. De qualquer forma, o Conviva já é um banco de dados valioso para ser consultado, um local que armazena o patrimônio da Secretaria!”